Gli eventi aziendali rappresentano un’opportunità unica per le aziende di creare un ambiente stimolante in cui i dipendenti e i partner commerciali possono interagire, apprendere e divertirsi. La scelta della location gioca un ruolo fondamentale nel determinare il successo di tali eventi, in quanto influisce sia sull’atmosfera di lavoro che su quella di svago. Ecco alcuni suggerimenti su come scegliere la location per eventi aziendali tra lavoro e relax, garantendo un equilibrio tra tempo dedicato al dovere e momenti dedicati al piacere.
Come scegliere la location per un evento business
Cerchi una location per eventi aziendali tra lavoro e relax? Allora devi sapere che la tipologia di location è un fattore importante nel determinare lo svolgimento dell’evento. Il tipo di sede scelta non influisce infatti solo sull’importo da pagare, ma anche su cibo, bevande, allestimenti, strumenti e momenti di intrattenimento.
La ricerca della location è dunque una prima fase davvero impegnativa, in quanto è necessario considerare molti fattori.
- Trovare un luogo che sia facile da raggiungere. La location dell’evento deve essere comoda per tutti gli ospiti che parteciperanno. Una buona location dovrebbe disporre di un ampio parcheggio e trovarsi vicino a ristoranti e luoghi di intrattenimento per attività da offrire agli ospiti una volta che l’evento aziendale si è concluso;
- Scegliere uno spazio che offra diverse opzioni per gli eventi. Magari sogni che il meeting aziendale si svolga in un giardino fiorito e lussureggiante, oppure in una maestosa sala con perfetta acustica. Assicurati che la location possa offrire a tutti un’alternativa in caso di pioggia che sia altrettanto indimenticabile;
- Assicurarsi che ci siano opzioni per attività fuori orario. Ci sono molti motivi per cui si possono organizzare attività dopo la fine di un evento aziendale. Ad esempio, possono essere un ottimo modo per rafforzare lo spirito di squadra, riunendo tutti in un ambiente divertente. Sono anche utili per fare rete con altre aziende che potrebbero non essere in grado di partecipare all’evento principale a causa di altri impegni.
Incontro con la location manager per organizzare l’evento tra lavoro e relax
Durante la fase iniziale di scelta della location per l’evento aziendale bisogna innanzitutto recarsi a visitare i luoghi selezionati, effettuando un sopralluogo e assicurandosi che il posto sia in linea con lo stile dell’azienda e con le esigenze dei partecipanti e degli organizzatori stessi.
Grazie al confronto con la location manager, inoltre, si possono chiarire dubbi e perplessità, comprendendo le reciproche esigenze e selezionando tutto il materiale necessario per lo svolgimento dell’evento, sia nei suoi momenti di lavoro che in quelli di svago. Ad esempio, potrebbero servire una lavagna, delle sedie, dei banchi, un proiettore, dei microfoni e la connessione per la parte business, mentre potrebbero essere prenotati servizi di ristorazione, intrattenimento, benessere o attività per le ore libere.
Criteri per scegliere la location giusta per eventi aziendali
Sicuramente è d’obbligo scrutare ogni particolare con spirito di osservazione e occhio critico, focalizzandosi sulla disposizione delle sale, sull’acustica, sulla capienza e sull’illuminazione. Tutto deve infatti essere perfetto in una location per eventi aziendali tra lavoro e relax.
A Villa Giulia siamo lieti di accogliere eventi aziendali, in quanto le ampie sale interne e i rigogliosi giardini esterni ci consentono di ospitare un gran numero di invitati, esattamente come avviene per i matrimoni. Inoltre, il nostro ristorante interno e gli stretti legami con fornitori di allestimenti e specialisti del mondo dello spettacolo ci consentono di offrire un’esperienza a tutto tondo, esaudendo le richieste di tutte le aziende.
La nostra villa è perfetta anche grazie alla natura che la circonda, capace di far rilassare e immergere nella pace tutti i nostri ospiti.
Se si cerca di creare un insieme coeso e far socializzare i partecipanti all’evento aziendale, i nostri spazi garantiscono condivisione e armonia di gruppo. Inoltre, un evento nella nostra villa è di gran lusso e rilievo, grazie alla maestosità dell’ambientazione storica.
Accessibilità e Posizione della location per eventi aziendali
La location scelta per l’evento aziendale deve inoltre essere facilmente accessibile per tutti. Scegliere un luogo con buoni collegamenti stradali, vicinanza a mezzi di trasporto pubblico e ampie opzioni di parcheggio è fondamentale per garantire che tutti possano partecipare comodamente.
La logistica è un aspetto cruciale da valutare nella scelta di una location per eventi.
Dimensioni dello Spazio delle sale per l’evento tra lavoro e relax
Il luogo dell’evento deve essere abbastanza grande da poter ospitare tutti i partecipanti, ma non così grande da sembrare spoglio. La dimensione ideale dipende dal numero di partecipanti e dalle attività pianificate. Un equilibrio tra spazio per le sessioni di lavoro e aree di svago è cruciale.
In base al numero dei partecipanti va infatti scelta una sala avente una capienza media.
Se troppo piccola vi è il rischio che i posti a sedere non bastino, mentre se è troppo grande potrebbe sembrare dispersiva.
Per evitare che ciò accada è bene inviare inviti per tempo, oltre a dare una data di scadenza per indicare la presenza o meno delle persone, a meno che essa non sia obbligatoria.
È importante inoltre che gli spazi siano ampi e ben organizzati, pronti per contenere aree destinate alle presentazioni, agli allestimenti o alle attività interattive.
Infrastrutture e Attrezzature della villa
Assicurati che la location sia attrezzata con tutte le strutture necessarie per l’evento. Ciò può includere tecnologia audiovisiva, sedie e tavoli, schermi, lavagne e connessione internet affidabile per le presentazioni e le attività di gruppo.
Aree di Lavoro e Relax per un evento dal giusto mix tra dovere e piacere
La location ideale dovrebbe avere spazi dedicati sia al lavoro che al relax. Sale conferenze ben attrezzate per le sessioni di formazione e di lavoro, ma anche aree lounge o spazi all’aperto dove i partecipanti possono socializzare e rilassarsi durante le pause.
La location dovrebbe offrire anche spazi adatti per attività come giochi di squadra, sfide o workshop creativi. Queste attività non solo promuovono la collaborazione, ma forniscono anche momenti di svago divertenti.
Menù per un evento aziendale unico
L’aspetto culinario è fondamentale. Assicurati che la location offra opzioni di alta qualità per le pause caffè, i pasti e gli spuntini. La varietà delle opzioni alimentari, inclusi piatti per diete speciali, è importante per accogliere tutti i partecipanti. A Villa Giulia troverai un menù tradizionale con elementi innovativi, composto di prodotti stagionali e Km0. Inoltre, in caso di allergie o intolleranze, è possibile pensare a una serie di pietanze cucinate ad hoc.
Pianificazione degli Spazi e dei Tempi dell’evento
Pianifica attentamente come utilizzerai gli spazi durante l’evento. Assicurati che ci siano aree separate per le sessioni di lavoro, le presentazioni e le attività sociali. Inoltre, organizza un programma dettagliato che includa momenti di svago, evitando sovrapposizioni con le sessioni di lavoro.
Prenota il tuo evento aziendale contattandoci o venendoci a trovare in Villa a due passi da Viterbo.